Case MOW: Enemmän
Myyntiä Automaatiolla

Digitalisaatio on suoraviivaistanut ostoprosessin. Tutustumme vaihtoehtoihin verkossa, teemme päätöksen ja kun olemme klikanneet kerran, olemme valmiita. Sama pätee vaatteista lentoihin ja parturiajanvarauksiin. Miksi pöydän tai kokoushuoneen varaaminen olisi siis erilaista?

MOW, lyhenne sanoista Mothership of Work, on yhteisöllinen alusta yritysten kehittämiseen, kasvattamiseen ja pyörittämiseen. MOW:n keskuksissa voit vuokrata työtiloja sekä lyhytaikaisiin että pitkäaikaisiin tarpeisiin ja valita yksittäisestä työpöydästä aina nimettyyn huoneeseen – tai jopa suurempiin tiloihin isommille tiimeille. MOW:n coworking-konseptin tarjoaa kiinteistövarainhoitoyhtiö Sponda.

Loimme MOW:lle ratkaisun, joka nosti heidän myyntinsä, digitaaliset palvelunsa ja asiakastyytyväisyytensä uudelle tasolle.

Manuaalinen työ esteenä

Projektin alussa MOW:n toiminta oli muutoin nykyaikaista ja joustavaa lukuun ottamatta yhtä osa-aluetta, joka oli koko prosessin pullonkaula: varaukset, tiedustelut, muutokset, peruutukset ja laskutus tehtiin manuaalisesti MOW:n vastaanotossa.

Ajanhallintaan liittyvien haasteiden lisäksi manuaalinen työ haittasi myyntiä. Koska asiakkaat eivät voineet varata tiloja verkossa, moni asiakaspolku päättyi siihen. Operaattorilla ei myöskään ollut jatkuvasti ajantasaista tietoa vuokralaisista tai käyttöasteesta.

"Projektin päätavoitteet olivat vähentää manuaalisen työn tarvetta vastaanottotiskillä sekä lisätä käyttöastetta ja myyntiä", kertoo MOW Mothershipin kapteeni Sonja Tuomenvirta.

Toinen myyntiin liittyvä kompastuskivi oli tapa, jolla MOW:n verkkosivut esittelivät yrityksen palveluita.

Coworking-tiloja käyttävät tyypillisesti media- ja markkinointialan freelancerit ja pienet yritykset, mutta MOW:lla on kapasiteettia myös isompien yritysten helpottamiseen. Verkkosivusto uudistettiin, jotta myös nämä potentiaaliset asiakkaat voitaisiin tavoittaa.

Myynnin lisääminen automaation avulla

Otimme projektin aikana käyttöön MOW9k-nimisen järjestelmän, jonka avulla sekä vastaanotto että vuokralaiset voivat tarkastella ja muokata varauksia ja jäsenyyksiä verkossa. Kirjautuminen palveluun tapahtuu Auth0-tunnistautumisen kautta. Myös mow.fi-sivusto uudistettiin. Nyt se toimii siis myös liidigeneraattorina sekä päiväkorttien ja ryhmähuoneiden myyntikanavana.

Back-end-järjestelmä ja kantatiedot on tallennettu Spondan Microsoft Dynamics AX -toiminnanohjausjärjestelmään, johon uusi hallintajärjestelmä piti integroida. MOW:n tiedot oli suodatettava emoyhtiö Spondan massiivisista kokonaisdatasta. Tietomuotoja oli muutettava, jotta järjestelmät voisivat keskustella keskenään saumattomasti. Integrointi toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Spondan teknisen asiantuntijan kanssa.

"Kaikki tarvittavat toiminnot sijaitsevat nyt samassa paikassa. MOW9k -järjestelmää on helppo kehittää edelleen vastaamaan keskuksen muuttuvia tarpeita, kuten viestintää ja liidien hallintaa", sanoo kapteeni Tuomenvirta.

Tavoitteet saavutettiin kirkkaasti

Erinomaisen käytettävyyden lisäksi vapautuneisiin resursseihin ja myynnin kasvuun liittyvät tavoitteet saavutettiin. Myös asiakastyytyväisyys parani.

"Verkkovarauspalvelun avulla kokoustilojen myynti ja käyttöasteet ovat kasvaneet. Myös manuaalista työtä on nyt huomattavasti vähemmän, ja varausten hallinta on todella sujuvaa ja vaivatonta", Tuomenvirta summaa.

Lisäksi sisäinen viestintä asiakkaille on aiempaa helpompaa.

"Asiakkaamme ovat olleet erityisen tyytyväisiä reaaliaikaiseen tietoon vapaana olevista kokoustiloista, sillä ad hoc -varausten tekeminen on nyt nopeaa ja helppoa. Sekä asiakkaamme että henkilökuntamme kokevat järjestelmän helppokäyttöiseksi. Kaiken kaikkiaan olemme erittäin tyytyväisiä uuteen järjestelmäämme."